O reembolso de despesas é necessário quando um funcionário arca com gastos que envolvem a empresa, e esta precisa devolver esses valores.
Saber realizar a gestão de reembolso de despesas é fundamental para toda empresa, pois em algum momento será necessário.
Em alguns casos, realizar o ressarcimento de despesas pode ser mais simples. Contudo, em empresas em que muitos funcionários precisam utilizar o seu dinheiro próprio para atividades organizacionais, realizar o reembolso pode demandar mais atenção.
Portanto, neste artigo vamos te explicar como funciona esse procedimento e como realizá-lo corretamente, em diferentes situações.
Sendo assim, acompanhe o texto e tenha uma boa leitura!
O que é reembolso de despesas?
Reembolso de despesas é um procedimento realizado pelo setor financeiro de uma empresa, que tem como objetivo ressarcir o funcionário de um valor gasto pelo mesmo, em função da organização.
Ou seja, basicamente, é o processo de devolver o dinheiro gasto pelo colaborador, para a empresa.
Para que toda a transação seja realizada com sucesso, o primeiro passo é que o funcionário peça notas, cupons ou recibos fiscais sobre as compras realizadas.
Os gastos corporativos costumam acontecer em atividades externas do funcionário, ou seja, em reuniões, viagens ou situações similares.
Geralmente, o reembolso de despesas ocorre sobre gastos como:
- hospedagem;
- transporte;
- alimentação;
- contas de telefone/internet;
- exames ocupacionais.
Embora muitas empresas não contem com uma política de reembolso de despesas, isso é fundamental para estabelecer regras sobre o procedimento.
A política deve contar com o passo-a-passo de como solicitar o reembolso, bem como quais são os gastos realmente ressarcidos pela companhia.
Tipos de reembolso de despesas
Existem diferentes tipos de reembolso de despesas, pois, afinal, eles dependem do modelo, atividade e condições gerais de cada empresa.
Abaixo, confira quais são e como funcionam os principais tipos:
Auxílio Home Office
O auxílio Home Office é uma das alternativas de reembolso de despesas. É importante destacar também que ele pode ser um benefício não-obrigatório.
Com a pandemia do novo coronavírus, diversas empresas migraram para o trabalho remoto, pois foi uma solução no momento. Muitas dessas continuam até hoje com o Home Office, porque o modelo apresentou bons resultados e vantagens.
Sendo assim, mesmo que gastos como transporte tenham sido eliminados, outros gastos surgiram, como água, luz (energia) e mensalidade da internet.
Desse modo, muitas empresas passaram a oferecer esse auxílio como forma de benefício ou reembolso.
Reembolso de gastos gerais
O reembolso de gastos gerais é bastante comum de acontecer. Mesmo que o trabalhador não realize longas viagens, ele ainda pode realizar diversos gastos, mesmo em pequenas distâncias.
Algumas empresas podem solicitar a compra de produtos para limpeza ou alimentos. Se isso ocorre com o dinheiro próprio do colaborador, ela reembolsa o mesmo.
Ainda é possível citar outros exemplos. Muitas vezes o colaborador pode precisar de pagar por um carro de aplicativo para ir até uma instituição e resolver burocracias, ou muitas vezes para visitar clientes.
De qualquer forma, são diversas situações em que pode haver o reembolso de gastos gerais. Em todas elas, o importante é que os comprovantes de pagamentos e compras sejam guardados e depois apresentados para o setor financeiro ou de Recursos Humanos.
Reembolso de combustível
O reembolso de combustível é o que ocorre sobre as viagens em automóveis corporativos ou do colaborador.
Todas as viagens realizadas em prol da empresa, com o combustível pago pelo funcionário, devem ser ressarcidas.
Para isso, geralmente a empresa desenvolve uma política de reembolso que estabelece uma média de consumo de combustível. Sendo assim, o ressarcimento será o mais justo possível.
Reembolso de viagens
As viagens envolvem diversos custos, como passagens, hospedagem e alimentação. Dessa forma, se ela for realizada à trabalho, a empresa deve reembolsar estes gastos.
Contudo, é importante que a empresa defina um limite de gastos para essas despesas, pois elas devem ser superiores aos gastos de outros tipos já citados aqui.
Reembolso de despesas e a CLT
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) prevê que o reembolso de despesas deve ocorrer em atividades pagas pelo colaborador em função da empresa.
Para que o reembolso ocorra corretamente, é importante que a empresa conte com uma política de despesas, e defina de qual forma o ressarcimento/indenização será pago.
A Reforma Trabalhista de 2017 também oferece mais aparato jurídico para o reembolso de despesas, pois ela torna o acordo e formalização desse procedimento mais flexível.
Segundo a CLT, o reembolso de despesas pode ser realizado de diferentes formas. A legislação foca na indenização de viagens, mas os procedimentos podem ser realizados para diferentes fins.
Veja as formas de realizar o reembolso:
- o funcionário pode encaminhar notas e cupons fiscais, ou comprovantes de pagamento, e então ser reembolsado;
- o colaborador pode receber previamente o valor que deve ser gasto;
- o trabalhador pode receber uma parte dos valores adiantados e outra parte depois da emissão de comprovantes de pagamento.
Como fazer um reembolso de despesas?
Para realizar um reembolso de despesas correto e organizado, é importante contar com alguns processos bem estruturados.
Primeiramente, é importante desenvolver a sua política de reembolso. Os diretores, sócios, funcionários do Recursos Humanos, do Administrativo e do Financeiro precisam se reunir para definir quais são as regras do reembolso.
É necessário desenvolver um documento que formalize todas as definições. Nele deve conter o procedimento para pedido de reembolso, bem como quais gastos são reembolsáveis, a forma que o reembolso será feito e outras informações essenciais.
O principal processo deve ser a apresentação dos comprovantes em todas as compras feitas pelos funcionários, pois, afinal, eles são capazes de confirmar o gasto, evitando fraudes.
Informar todos os colaboradores sobre a política é fundamental. Sendo assim, torne o processo transparente e acessível, para que não haja confusões.
É importante contar com uma contabilidade adequada. Afinal, é preciso verificar os comprovantes e realizar o ressarcimento nas datas corretas.
Busque emitir um recibo de reembolso, bem como garantir o registro em sistemas de que o pagamento já foi realizado.
Por fim, busque revisar o processo periodicamente. Muitas vezes é possível identificar falhas e então desenvolver melhorias.
Para realizar o reembolso de despesas, existem muitas alternativas.
Uma ideia muito boa e organizada é adotar um cartão corporativo. O cartão pode ser pré-pago, ou seja, a empresa deposita o valor do reembolso em um cartão individual para o funcionário.
O cartão é então utilizado na função crédito, em estabelecimentos físicos ou virtuais.
Tudo isso pode ser controlado por meio de um aplicativo, que serve tanto para o colaborador, quanto para a empresa.
A NovoCred oferece um cartão corporativo que facilita os reembolsos. A opção da empresa não possui vínculo bancário, e é cadastrada apenas com o CNPJ da empresa.
Todas as operações podem ser acompanhadas em tempo real.
Conheça o cartão corporativo da NovoCred para organizar e facilitar as suas transações de reembolso!
Conclusão
O reembolso de gastos é um procedimento muito comum em diversos tipos de empresas.
Ele precisa ser administrado com organização, pois, caso contrário, a organização pode ter problemas com fraudes ou gastos excessivos.
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