Toda e qualquer empresa precisa ter uma boa gestão sobre as despesas de viagem a trabalho. Caso contrário, corre o risco de ter gastos a mais e desequilibrar a saúde financeira do negócio.
Afinal, uma coisa que envolve vários custos são as viagens, embora sejam necessárias para a empresa em si.
Existe o valor do transporte, hospedagem, alimentação, determinados seguros e imprevistos, por exemplo. Isso sem contar o reembolso de despesas para os colaboradores que arcaram com custos extras de atividades que envolvem a organização.
Dito isso, é muito importante saber como contabilizar as despesas de viagens para estar dentro do controle da empresa e evitar gastos desnecessários.
Portanto, continue com a gente até o final do conteúdo para entender o que é e como calcular despesas de viagem!
O que é considerado despesa de viagem?
De maneira bem simples e direta, as despesas de uma viagem corporativa são todos os custos necessários para que ela aconteça.
Imagine que um colaborador viaja em nome da empresa para ir até um potencial cliente e fechar uma venda importante. Todos os gastos feitos nessa viagem são pagos pela empresa, já que o funcionário tem o objetivo de representá-la.
Caso ele precise ficar em outra cidade por mais de um dia, certamente, é necessário ver um hotel para que ele se hospede. Esse período também inclui a alimentação que o colaborador tiver, por exemplo.
Com a intenção de ajudar na gestão e logística, listamos abaixo as principais despesas de viagem a trabalho:
Transporte
A primeira despesa é o transporte, que é básico para qualquer locomoção. Ou seja, são os custos de passagens de avião, ônibus ou gasolina do carro que o colaborador usar para chegar ao destino.
Além disso, o transporte inclui os gastos com transportes locais, seja ônibus, metrô, táxi, uber ou qualquer outro aplicativo que o funcionário fizer uso para cumprir os objetivos das viagem.
Neste ponto, é relevante que a empresa faça uma pesquisa para comparar os valores e entender qual transporte mais cabe na realidade financeira dela, além de poder alinhar isso com o colaborador.
Alimentação
Qualquer pessoa no mundo precisa ter refeições durante o dia, certo? Por isso, a empresa precisa considerar a alimentação na hora de calcular as despesas de viagem.
Uma dica é estabelecer um valor de diária para que o colaborador tenha um bom café da manhã, almoço e jantar.
Normalmente, lanches à parte que sejam de preferência do colaborador ficam por conta dele. Por exemplo, um chocolate a mais ou doce pelo período da tarde costuma não ser responsabilidade da empresa.
Hospedagem
Caso a viagem dure mais de um dia e seja diferente do modelo bate-e-volta, a organização precisa arcar com os custos da hospedagem do colaborador.
Na maioria das vezes, os hotéis são escolhidos para hospedagem, mas pode variar para outros modelos como pousadas ou airbnb.
Assim como o transporte, é interessante fazer uma pesquisa para comparar os preços e escolher o local para se hospedar com melhor custo-benefício.
Inclusive, uma sacada é optar por uma hospedagem que seja perto do que precisa ser feito na viagem. Assim, é possível economizar com transportes locais.
Despesas de negócios
As despesas de negócios envolvem, no geral, atividades feitas pelo colaborador que são relacionadas à empresa e ao trabalho.
Isto é, o pagamento da entrada de eventos, impressões necessárias, taxas de conferência, aluguéis de espaços para reunião, entre outros.
Basicamente, tudo que tenha a ver com o motivo do colaborador ter viajado e que é necessário para cumprir as demandas no destino.
Seguro de viagem
Em uma viagem corporativa, a empresa é responsável pelo colaborador, certo? Por essa razão, um seguro de viagem também entra como despesas de viagem a trabalho.
Em suma, esse seguro é o que assegura que o colaborador terá proteção durante toda a viagem e assistência caso algum imprevisto dele aconteça.
A cobertura pode ser tanto em relação a saúde do funcionário, como também para questões burocráticas que nem o extravio de mala.
Esse item é de extrema importância para evitar custos maiores se acontecer algo desagradável e a empresa tiver que arcar com isso.
É melhor prevenir, não é mesmo?
Comunicações
Por último, existem as despesas relacionadas às comunicações. Isso significa que se o colaborador precisar fazer alguma ligação ou usar uma internet de um plano para se comunicar, pode entrar como despesa reembolsável depois.
Assim sendo, as questões de comunicação também devem estar nos planos da empresa quando for calcular despesas de viagem.
Como calcular custo de viagem a trabalho?
Os preços de uma viagem podem variar de acordo com as escolhas de hospedagem, alimentação, transporte, entre outras despesas.
Mas existem alguns passos que podem ser seguidos para calcular despesas de viagem, como:
- Pesquisar mais sobre a cidade ou país que o colaborador vai;
- Organizar todas as despesas de viagem em uma planilha excel;
- Calcular uma média da diária da viagem;
- Planejar um orçamento para todos os gastos, até os imprevisíveis;
- Manter a planilha sempre atualizada.
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Conclusão
Planejar e calcular as despesas de viagem a trabalho é sempre uma forma de observar as oportunidades e escolher as que têm melhor custo-benefício.
Além de ser um cuidado especial com o colaborador, para que ele se sinta parte e mais motivado a buscar resultados.
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