A viagem corporativa é uma prática comum em empresas que desejam fortalecer relacionamentos, fechar negócios e expandir suas operações.
No entanto, sem um planejamento adequado, esses deslocamentos podem gerar custos elevados e comprometer a eficiência financeira da organização.
Ter uma estratégia bem definida para a viagem corporativa ajuda a evitar gastos desnecessários, garantir a segurança dos colaboradores e proporcionar um melhor aproveitamento do tempo.
Neste guia, você vai descobrir tudo o que precisa saber para planejar uma viagem corporativa de forma organizada, equilibrando custos e eficiência. Boa leitura!
O que é uma viagem corporativa?
Uma viagem corporativa é um deslocamento feito por colaboradores de uma empresa para representar a organização em eventos, reuniões, treinamentos, visitas a clientes, fornecedores ou outras atividades profissionais.
Diferente de viagens pessoais ou turísticas, as viagens corporativas são planejadas com foco em objetivos estratégicos da empresa.
O sucesso de uma viagem corporativa não depende apenas da logística de transporte e hospedagem, mas também de uma boa organização financeira.
Por isso, entender como esses deslocamentos funcionam e como podem ser otimizados é fundamental para manter um controle eficiente dos custos.
Como são consideradas as viagens corporativas?
Cada empresa pode definir critérios específicos para classificar suas viagens corporativas, mas, de forma geral, elas se dividem em alguns tipos principais:
- Viagens para reuniões e fechamento de negócios: deslocamentos para encontrar clientes, investidores ou parceiros estratégicos.
- Participação em eventos e feiras do setor: viagens para congressos, feiras, workshops e outros eventos relevantes para a empresa.
- Treinamentos e capacitações: viagens para cursos, certificações e formações de equipe.
- Visitas a filiais ou fornecedores: deslocamentos para alinhar operações e estabelecer novas parcerias.
Cada uma dessas situações exige um planejamento adequado para garantir que os objetivos sejam cumpridos sem comprometer o orçamento da empresa.
Política de viagem corporativa: exemplo
Uma política de viagem corporativa é um conjunto de diretrizes criadas pela empresa para organizar e padronizar os processos relacionados às viagens.
Esse documento define regras sobre hospedagem, transporte, reembolsos e limites de gastos, garantindo transparência e controle financeiro.
Aqui está um exemplo de política de viagem corporativa:
- Autorização e solicitação: todas as viagens devem ser aprovadas pelo gestor direto e registradas no sistema da empresa.
- Transporte: sempre que possível, deve-se optar por passagens aéreas em classe econômica e aplicativos de mobilidade para deslocamentos curtos.
- Hospedagem: os hotéis escolhidos devem estar dentro da categoria de preços estabelecida na política.
- Alimentação: há um limite diário para despesas com refeições, que deve ser respeitado.
- Prestação de contas: todos os recibos e comprovantes devem ser apresentados até cinco dias após o retorno da viagem.
Ter uma política clara evita confusões e ajuda a manter as despesas dentro do orçamento.
Por que viagens corporativas são importantes?
As viagens corporativas desempenham um papel estratégico no crescimento e fortalecimento das empresas. Elas permitem:
- Fortalecer o networking e fechar negócios: o contato pessoal ainda faz a diferença no mundo corporativo.
- Expandir a marca: participar de eventos e conferências aumenta a visibilidade da empresa.
- Capacitar equipes: cursos e treinamentos melhoram a qualificação dos funcionários.
- Melhorar a gestão operacional: visitar filiais e fornecedores ajuda a manter processos alinhados.
Mesmo com o avanço das reuniões virtuais, as viagens corporativas continuam sendo essenciais para muitas empresas.
Quais são os gastos de uma viagem corporativa?
O orçamento de uma viagem corporativa pode variar bastante, dependendo do destino, duração e tipo de evento. No entanto, os principais custos envolvidos são:
- Passagens aéreas ou transporte terrestre
- Hospedagem em hotéis ou flats corporativos
- Alimentação
- Deslocamento local (táxi, transporte por aplicativo, aluguel de carro, etc.)
- Taxas de inscrição em eventos e congressos
- Despesas extras, como Wi-Fi, estacionamento e serviços administrativos
A chave para evitar surpresas financeiras está no controle e na previsão desses gastos desde o início.
Como economizar nas viagens corporativas?
Uma viagem corporativa bem planejada pode ser eficiente e econômica ao mesmo tempo. Algumas práticas que ajudam a reduzir custos incluem:
- Reservar passagens e hospedagens com antecedência: isso garante melhores tarifas e mais opções.
- Utilizar programas de fidelidade: acumular milhas e pontos pode gerar grandes economias.
- Definir um orçamento claro: estabeleça um teto de gastos para cada viagem.
- Evitar períodos de alta temporada: sempre que possível, planeje as viagens para datas estratégicas.
- Priorizar hospedagens próximas aos eventos ou reuniões: isso reduz os custos com deslocamentos.
A economia nas viagens corporativas começa com uma política bem estruturada e o uso de ferramentas adequadas para controle de gastos.
Qual é a melhor forma de prestar contas de viagens corporativas?
Uma das etapas mais importantes da viagem corporativa é a prestação de contas. Para garantir um reembolso rápido e eficiente, siga estas boas práticas:
- Guarde todos os comprovantes: passagens, recibos de alimentação e notas fiscais são essenciais para comprovar despesas.
- Use aplicativos de controle financeiro: ferramentas como ERPs e planilhas ajudam a organizar os gastos.
- Siga os prazos da empresa: muitas empresas estipulam um período específico para o envio dos comprovantes.
Uma prestação de contas eficiente evita erros financeiros e garante mais transparência na gestão das despesas.
Como os cartões corporativos podem auxiliar as empresas nas viagens corporativas?
Os cartões corporativos são uma solução prática e segura para gerenciar os gastos de viagens empresariais. Com eles, é possível:
- Evitar reembolsos complexos: o colaborador não precisa usar dinheiro próprio e aguardar reembolsos.
- Facilitar o controle de despesas: todas as transações ficam registradas automaticamente.
- Aumentar a segurança: reduz o risco de perda de dinheiro físico.
- Oferecer maior flexibilidade: podem ser pré-pagos ou com limites definidos para cada colaborador.
Além disso, os cartões corporativos, como os oferecidos pela NovoCred, possibilitam a gestão centralizada dos gastos, tornando as viagens mais organizadas e econômicas.
Como a NovoCred pode ajudar no gerenciamento de viagens corporativas?
Gerenciar os custos de uma viagem corporativa pode ser desafiador, mas a NovoCred tem a solução ideal para empresas que querem mais controle e praticidade.
Com os cartões corporativos da NovoCred, incluindo o modelo pré-pago, sua empresa pode fornecer um meio de pagamento seguro e eficiente para os colaboradores durante as viagens, evitando reembolsos demorados e garantindo uma melhor gestão financeira.
Nossa solução completa contempla o fornecimento de cartões, um aplicativo para os usuários e um portal de gestão com IA.
Quer saber como otimizar os gastos da sua empresa e tornar as viagens corporativas mais estratégicas? Acesse o site da NovoCred e descubra as melhores soluções para o seu negócio.
Conclusão
A viagem corporativa é uma ferramenta fundamental para o crescimento das empresas, mas seu sucesso depende de um planejamento bem estruturado.
Criar uma política de viagens clara, controlar os gastos e adotar ferramentas como os cartões corporativos são medidas essenciais para garantir eficiência e economia.
Se a sua empresa quer otimizar esse processo, a NovoCred pode ajudar com soluções financeiras inteligentes, que facilitam o controle de despesas e melhoram a gestão de viagens.
Invista em um planejamento estratégico e transforme as viagens corporativas em oportunidades de crescimento!
