O fundo fixo ou caixinha, como é popularmente conhecido, é uma pequena quantia de dinheiro que a empresa mantém para cobrir pequenas despesas diárias e gastos ocasionais. Por exemplo: a compra de algum material de escritório que acabou, fotocópias, autenticação de documentos, taxa de estacionamento, combustível, entre outros.
Por envolver um valor pequeno, muita gente não se preocupa com a gestão do caixinha. No entanto, a soma das pequenas quantias utilizadas em um fundo fixo mal gerido pode resultar em um montante considerável no fim de um ano, dinheiro que poderia ser investido de maneira mais inteligente no crescimento da empresa. Você já pensou nisso?
A seguir, compartilharemos algumas recomendações para uma gestão eficiente do caixinha da empresa.
O que vai ser coberto
O primeiro passo é determinar o que será coberto pelo fundo fixo. Como dissemos, esse fundo é destinado a pequenos gastos e, principalmente, àqueles que não podem ser previstos. Se todo mês o estoque de garrafões de água mineral acaba antes da próxima compra, é um sinal de que você deve aumentar a quantidade desse item na lista de compras. Ou seja, não se trata de uma despesa ocasional e, portanto, não deve ser coberta pelo caixinha e sim ajustada dentro das despesas fixas.
Quanto e quando repor
Feita a previsão dos itens que serão cobertos pelo caixinha, é mais fácil calcular uma média de quanto é preciso disponibilizar para ele a cada período. Lembre-se que é preciso deixar uma folga para os pequenos imprevistos. É imprescindível também definir a periodicidade que esse valor será reposto: semanalmente, a cada 15 dias ou uma vez por mês? Se a quantia necessária para um mês for muito alta, é aconselhável optar por reposições mais frequentes em menor valor. Assim, diminui-se a circulação de dinheiro na empresa.
Quem vai gerenciar
Como temos dito, a gestão do fundo fixo é uma atividade importante para a organização financeira da empresa, assim, é fundamental que ela seja atribuída a alguém de confiança, que tenha disciplina e saiba lidar com dinheiro. Essa pessoa ficará responsável por autorizar a saída de dinheiro desse fundo mediante as regras estabelecidas (falaremos sobre elas a seguir) pelo gestor financeiro. De maneira alguma, outros colaboradores devem ter acesso direto ao caixinha.
Controle de despesas
O que será coberto pelo fundo fixo, o valor e a periodicidade de reposição são definições importantes para uma gestão eficiente. Mas também é preciso realizar o controle das despesas. Como funciona? Uma maneira prática de fazer isso é criando uma tabela para o registro de todas as movimentações, detalhando quanto saiu do caixa, com o que foi gasto o dinheiro, em que data e por quem. As entradas (reposições e trocos dos valores saídos) também devem ser registradas. A cada movimentação, de entrada ou saída de valores, deve ser registrado o saldo restante.
Prestação de contas
Também é importante determinar como será feita a comprovação dos gastos. Notas fiscais, recibos de compra, modelo de requisição de valores são alguns dos documentos que precisam ser mantidos pelo gestor do caixinha para fins de comprovação ao final de cada período. Essa documentação também é importante para a análise de gastos do fundo fixo no futuro.
Cartões pré-pagos: modernização do caixinha
Uma maneira de automatizar todas essas atividades para a gestão do caixinha, e que muitas empresas já estão adotando, é o uso de cartões pré-pagos corporativos.
O pré-pago é um cartão recarregável, não vinculado a uma instituição bancária e para ser usado é preciso que ele seja abastecido previamente pelo usuário.
Veja como é simples o funcionamento do pré-pago para a gestão do fundo fixo:
1 – O gestor financeiro cadastra a empresa junto à administradora de cartões
2 – Faz a recarga do valor total do caixinha na conta principal (tesoureiro)
3 – De acordo com a necessidade, transfere valores da conta principal para os cartões
4 – Fornece um cartão para os colaboradores que solicitarem dinheiro do caixinha
5 – Administra e monitora em tempo real as despesas de cada um através de um portal na internet
Você deve estar se perguntando quais os benefícios de fazer a substituição do dinheiro de papel dos caixinhas pelo cartão pré-pago corporativo. O primeiro deles é a segurança de não ter dinheiro dinheiro vivo circulando dentro da empresa e nas mãos de funcionários em trânsito (executando atividades fora da empresa).
Em segundo lugar, temos um maior e mais rápido controle das despesas. Todas as transações realizadas com um cartão pré-pago corporativo podem ser acompanhadas em tempo real por meio de um portal na internet, onde estarão centralizadas informações como data, valor, estabelecimento e autor de cada transação. E já vimos o quanto é importante ter o registro das informações para uma gestão eficiente do fundo fixo, não foi mesmo?
Os cartões pré-pagos também servem para a realização de compras de produtos e contratação de serviços pela internet. Ou seja, com eles, torna-se possível usar o dinheiro do caixinha para transações online.
E então, que tal implantar esse sistema na sua empresa? Saiba mais sobre isso no e-book COMO PLANEJAR E GERENCIAR AS DESPESAS CORPORATIVAS COM UM CARTÃO PRÉ-PAGO.
