Planejar e controlar despesas fixas e gastos extras, prever receitas, realizar pagamento de fornecedores e colaboradores, receber pagamentos de clientes. Essas são algumas das responsabilidades do setor financeiro de uma organização. Quanto maior a empresa, mais complexas e trabalhosas se tornam essas atividades.
Pensando nisso, diversas ferramentas são desenvolvidas para facilitar, desburocratizar e tornar mais seguros e eficientes os serviços prestados pelo setor financeiro. Uma dessas ferramentas são os cartões pré-pagos corporativos.
O que é um cartão pré-pago?
Trata-se de um instrumento eficiente e seguro para a realização de operações financeiras como pagamento de contas, realização de saques, compras online e em lojas físicas, etc. O pré-pago é um cartão recarregável, não vinculado a uma instituição bancária e para que usá-lo é preciso que seja abastecido previamente pelo usuário.
Os cartões pré-pagos podem ser usados tanto por pessoas físicas – grande parte desses usuários são pessoas que não possuem conta em banco – , quanto por empresas. Neste artigo, vamos focar no uso do cartão pré-pago por organizações. Os cartões pré-pagos corporativos apresentam diversas vantagens. Elencamos as principais abaixo:
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Simplifica processos de reembolso
Como sabemos, para haver o reembolso, é necessário apresentar as notas fiscais ou os recibos de todos os itens ou serviços adquiridos. Em muitas organizações, esse procedimento não é realizado de imediato, pois há toda uma burocracia que envolve o faturamento e a posterior liberação do pagamento, o que leva tempo. Com o uso de um cartão pré-pago, esse tipo de procedimento se torna mais simples, pois os extratos do cartão já servem como relatório de despesa, embora ainda seja importante apresentar os comprovantes de compra por motivos fiscais.
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Evita depósitos em conta
Com o uso de cartões pré-pago, não é preciso fazer depósito na conta do colaborador nos processos de reembolso ou antecipação de valores para despesas corporativas. Essa mudança gera maior praticidade para o setor financeiro e ainda evita complicações futuras de ordem trabalhista ou previdenciária.
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Proporciona maior segurança
O uso de um cartão pré-pago diminui o fluxo de dinheiro em espécie circulando na organização, em suas filiais ou nas mãos dos funcionários em trânsito (executando atividades fora da empresa), uma tendência que vem sendo seguida pelas grandes corporações por questões de segurança. Dinheiro em caixa representa risco maior para a empresa no caso de assalto ou algum tipo de acidente.
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Proporciona maior controle dos gastos
Desde as pequenas despesas cotidianas custeadas pelo fundo fixo da empresa (o famoso caixinha) até as mais expressivas podem ser realizadas através de um cartão pré-pago. Todas essas transações juntas, mesmo as menores, geram um grande volume de informações, o que é difícil de gerenciar e controlar. Já as transações realizadas com um cartão corporativo pré-pago podem ser acompanhadas em tempo real por meio de um portal na internet, onde estarão centralizadas informações como data, valor, estabelecimento e autor de cada transação.
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Gera economia
Os gastos dificilmente ultrapassarão o previsto no orçamento com o uso de um cartão corporativo, tendo em vista que o limite é estabelecido previamente pela empresa. Com o uso de um cartão de crédito empresarial, por exemplo, há a possibilidade de o banco ofertar um limite de crédito maior que o planejado pela organização.
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Facilita a auditoria de atividades
O monitoramento de gastos em tempo real inibe a realização de atividades indevidas pelos colaboradores, pois será possível confrontar de maneira mais fácil e imediata as operações financeiras realizadas com o planejamento de visitas ou entregas previstas, por exemplo.
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Facilita pagamentos online
Os cartões pré-pagos também servem para a realização de compras de produtos e contratação de serviços pela internet, além do pagamento de anúncios no Facebook e no Google, entre outras transações que costumam solicitar um cartão de crédito.
Além dos cartões pré-pagos corporativos usados para facilitar pagamentos e reembolsos, há outro tipo de pré-pagos. São os cartões utilizados para premiar os vencedores de uma campanha de incentivo. Saiba mais sobre isso neste artigo.
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