Cuidar da área financeira de uma empresa é uma das atividades mais importantes para que ela se desenvolva bem. De nada adianta oferecer um produto ou serviço de qualidade e ter uma equipe comercial eficiente, potenciais geradores de uma receita robusta, se essa mesma receita não for bem gerida internamente. Daí a importância e a responsabilidade de quem lida com os recursos financeiros.
Administrar a receita organizacional é um desafio, pois envolve decisões muito importantes com relação à contratação de fornecedores, à contratação de colaboradores, ao pagamento de despesas (fixas e variáveis), entre muitos outros fatores.
Pensando nisso, enumeramos algumas recomendações para quem enfrenta diariamente o desafio de cuidar dos gastos de uma empresa. Confira!
Planejamento e análise de dados
A ideia é tentar antecipar ao máximo a composição de gastos da organização para evitar surpresas desagradáveis. Analisando os dados dos meses anteriores, é possível fazer uma média dos custos fixos mensais. Com relação aos gastos variáveis, é importante antecipá-los para que haja tempo de fazer cotações e de buscar as melhores alternativas, pois quem deixa para comprar ou contratar em cima da hora acaba sempre pagando mais.
Administração de estoque
Outro fator importante na administração de gastos é o estoque, seja do produto final comercializado pela empresa, seja das matérias primas utilizadas para compor o produto fim ou o serviço fornecido. Em ambos os casos, quando se trata de estoque, é importante que haja um equilíbrio. Estoque em excesso é capital parado e com risco de desperdício (no caso dos perecíveis). Já a falta de materiais em estoque pode representar a necessidade de aquisições de última hora e, como falamos acima, quem não planeja acaba pagando mais caro.
Boa relação com parceiros
Ter um bom relacionamento com colaboradores, fornecedores, clientes e qualquer outro parceiro da empresa pode trazer grandes vantagens para a área financeira. As pessoas costumam ser mais flexíveis ao negociar com quem mantêm uma relação de parceria.
Pagamento em dia
Juros e multas podem ser vilões do departamento financeiro da empresa. Atrasar o pagamento de contas pode gerar grandes acréscimos não previstos no orçamento e, com eles, o efeito bola de neve pode ser fatal. Portanto, atenção para os prazos de vencimento é imprescindível.
Antecipação de pagamentos com desconto
Se na proposta de pagamento há a oferta de desconto para quem paga antecipado, fazer essa opção pode ser muito bom para a saúde financeira da empresa. Além do desconto, ganha-se credibilidade com o credor.
Uso de cartões corporativos pré-pagos
No dia-a-dia de quem comanda o departamento financeiro, ainda merece atenção o controle do fundo fixo, o famoso “caixinha”, aquela verba destinada, por exemplo, para o reembolso de despesas realizadas por colaboradores. Esse tipo de gasto, por ser variável, muitas vezes não planejado e realizado por diferentes colaboradores com finalidades diversas, é difícil de controlar e gerir. A comprovação com notas fiscais e recibos pode ainda tornar o processo burocrático e demorado.
Para evitar esse tipo de problema, muitas organizações têm optado pelo uso de cartões corporativos pré-pagos. Com eles, é possível delegar a aquisição de produtos e serviços aos colaboradores sem perder o controle das operações e com segurança garantida.
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