Por envolver um valor pequeno, muita gente não se preocupa com a gestão do caixinha. No entanto, a soma das pequenas quantias utilizadas em um fundo fixo mal gerido pode resultar em um montante considerável no fim de um ano, dinheiro que poderia ser investido de maneira mais inteligente no crescimento da empresa. Você já pensou nisso?

A seguir, compartilharemos algumas recomendações para uma gestão eficiente do caixinha da empresa.

O que vai ser coberto

O primeiro passo é determinar o que será coberto pelo fundo fixo. Como dissemos, esse fundo é destinado a pequenos gastos e, principalmente, àqueles que não podem ser previstos. Se todo mês o estoque de garrafões de água mineral acaba antes da próxima compra, é um sinal de que você deve aumentar a quantidade desse item na lista de compras. Ou seja, não se trata de uma despesa ocasional e, portanto, não deve ser coberta pelo caixinha e sim ajustada dentro das despesas fixas.

Quanto e quando repor

Feita a previsão dos itens que serão cobertos pelo caixinha, é mais fácil calcular uma média de quanto é preciso disponibilizar para ele a cada período. Lembre-se que é preciso deixar uma folga para os pequenos imprevistos. É imprescindível também definir a periodicidade que esse valor será reposto: semanalmente, a cada 15 dias ou uma vez por mês? Se a quantia necessária para um mês for muito alta, é aconselhável optar por reposições mais frequentes em menor valor. Assim, diminui-se a circulação de dinheiro na empresa.

Quem vai gerenciar

Como temos dito, a gestão do fundo fixo é uma atividade importante para a organização financeira da empresa, assim, é fundamental que ela seja atribuída a alguém de confiança, que tenha disciplina e saiba lidar com dinheiro. Essa pessoa ficará responsável por autorizar a saída de dinheiro desse fundo mediante as regras estabelecidas (falaremos sobre elas a seguir) pelo gestor financeiro. De maneira alguma, outros colaboradores devem ter acesso direto ao caixinha.

Controle de despesas

O que será coberto pelo fundo fixo, o valor e a periodicidade de reposição são definições importantes para uma gestão eficiente. Mas também é preciso realizar o controle das despesas. Como funciona? Uma maneira prática de fazer isso é criando uma tabela para o registro de todas as movimentações, detalhando quanto saiu do caixa, com o que foi gasto o dinheiro, em que data e por quem. As entradas (reposições e trocos dos valores saídos) também devem ser registradas. A cada movimentação, de entrada ou saída de valores, deve ser registrado o saldo restante.

Prestação de contas

Também é importante determinar como será feita a comprovação dos gastos. Notas fiscais, recibos de compra, modelo de requisição de valores são alguns dos documentos que precisam ser mantidos pelo gestor do caixinha para fins de comprovação ao final de cada período. Essa documentação também é importante para a análise de gastos do fundo fixo no futuro.

Cartões pré-pagos: modernização do caixinha

Uma maneira de automatizar todas essas atividades para a gestão do caixinha, e que muitas empresas já estão adotando, é o uso de cartões pré-pagos corporativos.

O pré-pago é um cartão recarregável, não vinculado a uma instituição bancária e para ser usado é preciso que ele seja abastecido previamente pelo usuário. 

Veja como é simples o funcionamento do pré-pago para a gestão do fundo fixo:

1 – O gestor financeiro cadastra a empresa junto à administradora de cartões

2 – Faz a recarga do valor total do caixinha na conta principal (tesoureiro)

3 – De acordo com a necessidade, transfere valores da conta principal para os cartões

4 – Fornece um cartão para os colaboradores que solicitarem dinheiro do caixinha

5 – Administra e monitora em tempo real as despesas de cada um através de um portal na internet

Você deve estar se perguntando quais os benefícios de fazer a substituição do dinheiro de papel dos caixinhas pelo cartão pré-pago corporativo. O primeiro deles é a segurança de não ter dinheiro dinheiro vivo circulando dentro da empresa e nas mãos de funcionários em trânsito (executando atividades fora da empresa).

Em segundo lugar, temos um maior e mais rápido controle das despesas. Todas as transações realizadas com um cartão pré-pago corporativo podem ser acompanhadas em tempo real por meio de um portal na internet, onde estarão centralizadas informações como data, valor, estabelecimento e autor de cada transação. E já vimos o quanto é importante ter o registro das informações para uma gestão eficiente do fundo fixo, não foi mesmo?

Os cartões pré-pagos também servem para a realização de compras de produtos e contratação de serviços pela internet. Ou seja, com eles, torna-se possível usar o dinheiro do caixinha para transações online.

E então, que tal implantar esse sistema na sua empresa? Saiba mais sobre isso no e-book COMO PLANEJAR E GERENCIAR AS DESPESAS CORPORATIVAS COM UM CARTÃO PRÉ-PAGO.

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Uma maneira muito eficiente de lidar com essas despesas organizacionais extras de fim de ano é implantando o uso de cartões pré-pagos corporativos. Essa ferramenta traz agilidade e praticidade para as atividades do setor financeiro. Com um cartão pré-pago, fica mais fácil e seguro realizar reembolsos, delegar poder de compra a funcionários e fazer compras pela internet, por exemplo. Neste artigo, falamos sobre essas funções do pré-pago corporativo.

Abaixo, elencamos algumas situações comuns no fim de ano de uma organização e como um cartão pré-pago corporativo pode ajudar em cada caso. Confira!

Pagamento de funcionários terceirizados ou temporários para o fim do ano

Com o aumento das vendas devido ao período natalino, muitas empresas precisam contratar colaboradores para suprir a demanda aumentada do período. Na hora de realizar o pagamento desse pessoal temporário, uma forma de evitar burocracia e ganhar tempo é usando um cartão pré-pago. Com ele, evita-se a abertura de conta em banco ou a realização de depósitos pessoais.

Pagamentos pela internet

Comprar produtos e serviços pela internet traz a praticidade e a agilidade tão necessárias à correria de fim de ano, quando há o aumento de demandas e a diminuição de tempo para executá-las devido aos dias parados por conta das festividades. Sabia que é possível realizar esses pagamentos pela internet com cartões pré-pagos corporativos? Pois é, as campanhas de fim de ano para o Google Adwords e Facebook ads e tantos outros serviços podem ser feitos com o pré-pago de maneira ágil e segura.

Despesas de última hora

Com a correria de fim de ano, muitos gastos acabam sendo feitos de última hora: a decoração de Natal, os preparativos para o evento de confraternização, o brinde para o parceiro, o deslocamento para resolver esses imprevistos… Nesses momentos, é preciso distribuir as tarefas, dando autonomia e poder de compra para alguns funcionários. Para agilizar esse processo, o uso de um cartão pré-pago corporativo é muito útil. Com ele, o colaborador realiza pagamentos dentro de um limite previamente planejado e o empregador controla de maneira online as operações realizadas. No caso de despesas que precisam ser reembolsadas, o processo também se torna muito mais prático por conta dos extratos do cartão.

Viu como um cartão pré-pago corporativo pode ajudar você com as despesas deste fim de ano? Que tal começar a usar na sua empresa? Clique no link abaixo para conversar sobre isso com a NovoCred Cartões.

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Planejar e controlar despesas fixas e gastos extras, prever receitas, realizar pagamento de fornecedores e colaboradores, receber pagamentos de clientes. Essas são algumas das responsabilidades do setor financeiro de uma organização. Quanto maior a empresa, mais complexas e trabalhosas se tornam essas atividades.

Pensando nisso, diversas ferramentas são desenvolvidas para facilitar, desburocratizar e tornar mais seguros e eficientes os serviços prestados pelo setor financeiro. Uma dessas ferramentas são os cartões pré-pagos corporativos.

O que é um cartão pré-pago?

Trata-se de um instrumento eficiente e seguro para a realização de operações financeiras como pagamento de contas, realização de saques, compras online e em lojas físicas, etc. O pré-pago é um cartão recarregável, não vinculado a uma instituição bancária e para que usá-lo é preciso que seja abastecido previamente pelo usuário.

Os cartões pré-pagos podem ser usados tanto por pessoas físicas – grande parte desses usuários são pessoas que não possuem conta em banco – , quanto por empresas. Neste artigo, vamos focar no uso do cartão pré-pago por organizações. Os cartões pré-pagos corporativos apresentam diversas vantagens. Elencamos as principais abaixo:

• Simplifica processos de reembolso

Como sabemos, para haver o reembolso, é necessário apresentar as notas fiscais ou os recibos de todos os itens ou serviços adquiridos. Em muitas organizações, esse procedimento não é realizado de imediato, pois há toda uma burocracia que envolve o faturamento e a posterior liberação do pagamento, o que leva tempo. Com o uso de um cartão pré-pago, esse tipo de procedimento se torna mais simples, pois os extratos do cartão já servem como relatório de despesa, embora ainda seja importante apresentar os comprovantes de compra por motivos fiscais.  

• Evita depósitos em conta

Com o uso de cartões pré-pago, não é preciso fazer depósito na conta do colaborador nos processos de reembolso ou antecipação de valores para despesas corporativas. Essa mudança gera maior praticidade para o setor financeiro e ainda evita complicações futuras de ordem trabalhista ou previdenciária.

• Proporciona maior segurança

O uso de um cartão pré-pago diminui o fluxo de dinheiro em espécie circulando na organização, em suas filiais ou nas mãos dos funcionários em trânsito (executando atividades fora da empresa), uma tendência que vem sendo seguida pelas grandes corporações por questões de segurança. Dinheiro em caixa representa risco maior para a empresa no caso de assalto ou algum tipo de acidente.

• Proporciona maior controle dos gastos

Desde as pequenas despesas cotidianas custeadas pelo fundo fixo da empresa (o famoso caixinha) até as mais expressivas podem ser realizadas através de um cartão pré-pago. Todas essas transações juntas, mesmo as menores, geram um grande volume de informações, o que é difícil de gerenciar e controlar. Já as transações realizadas com um cartão corporativo pré-pago podem ser acompanhadas em tempo real por meio de um portal na internet, onde estarão centralizadas informações como data, valor, estabelecimento e autor de cada transação.

• Gera economia

Os gastos dificilmente ultrapassarão o previsto no orçamento com o uso de um cartão corporativo, tendo em vista que o limite é estabelecido previamente pela empresa. Com o uso de um cartão de crédito empresarial, por exemplo, há a possibilidade de o banco ofertar um limite de crédito maior que o planejado pela organização.

• Facilita a auditoria de atividades

O monitoramento de gastos em tempo real inibe a realização de atividades indevidas pelos colaboradores, pois será possível confrontar de maneira mais fácil e imediata as operações financeiras realizadas com o planejamento de visitas ou entregas previstas, por exemplo.

• Facilita pagamentos online

Os cartões pré-pagos também servem para a realização de compras de produtos e contratação de serviços pela internet, além do pagamento de anúncios no Facebook e no Google, entre outras transações que costumam solicitar um cartão de crédito.

Além dos cartões pré-pagos corporativos usados para facilitar pagamentos e reembolsos, há outro tipo de pré-pagos. São os cartões utilizados para premiar os vencedores de uma campanha de incentivo. Saiba mais sobre isso neste artigo.

E então? Quer aproveitar as vantagens do cartão pré-pago corporativo na sua empresa? Que tal batermos um papo sobre esse assunto? Clique no banner abaixo para agendar conosco.

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Administrar a receita organizacional é um desafio, pois envolve decisões muito importantes com relação à contratação de fornecedores, à contratação de colaboradores, ao pagamento de despesas (fixas e variáveis), entre muitos outros fatores.

Pensando nisso, enumeramos algumas recomendações para quem enfrenta diariamente o desafio de cuidar dos gastos de uma empresa. Confira!

Planejamento e análise de dados

A ideia é tentar antecipar ao máximo a composição de gastos da organização para evitar surpresas desagradáveis. Analisando os dados dos meses anteriores, é possível fazer uma média dos custos fixos mensais. Com relação aos gastos variáveis, é importante antecipá-los para que haja tempo de fazer cotações e de buscar as melhores alternativas, pois quem deixa para comprar ou contratar em cima da hora acaba sempre pagando mais.

Administração de estoque

Outro fator importante na administração de gastos é o estoque, seja do produto final comercializado pela empresa, seja das matérias primas utilizadas para compor o produto fim ou o serviço fornecido. Em ambos os casos, quando se trata de estoque, é importante que haja um equilíbrio. Estoque em excesso é capital parado e com risco de desperdício (no caso dos perecíveis). Já a falta de materiais em estoque pode representar a necessidade de aquisições de última hora e, como falamos acima, quem não planeja acaba pagando mais caro.

Boa relação com parceiros

Ter um bom relacionamento com colaboradores, fornecedores, clientes e qualquer outro parceiro da empresa pode trazer grandes vantagens para a área financeira. As pessoas costumam ser mais flexíveis ao negociar com quem mantêm uma relação de parceria.

Pagamento em dia

Juros e multas podem ser vilões do departamento financeiro da empresa. Atrasar o pagamento de contas pode gerar grandes acréscimos não previstos no orçamento e, com eles, o efeito bola de neve pode ser fatal. Portanto, atenção para os prazos de vencimento é imprescindível.

Antecipação de pagamentos com desconto

Se na proposta de pagamento há a oferta de desconto para quem paga antecipado, fazer essa opção pode ser muito bom para a saúde financeira da empresa. Além do desconto, ganha-se credibilidade com o credor.

Uso de cartões corporativos pré-pagos

No dia-a-dia de quem comanda o departamento financeiro, ainda merece atenção o controle do fundo fixo, o famoso “caixinha”, aquela verba destinada, por exemplo, para o reembolso de despesas realizadas por colaboradores. Esse tipo de gasto, por ser variável, muitas vezes não planejado e realizado por diferentes colaboradores com finalidades diversas, é difícil de controlar e gerir. A comprovação com notas fiscais e recibos pode ainda tornar o processo burocrático e demorado.

Para evitar esse tipo de problema, muitas organizações têm optado pelo uso de cartões corporativos pré-pagos. Com eles, é possível delegar a aquisição de produtos e serviços aos colaboradores sem perder o controle das operações e com segurança garantida.

Além desses, o uso de cartões corporativos traz outros importantes benefícios para a organização. Conheça todos clicando no banner abaixo.

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